Datenschutzerklärung des Mittelschüler-Kartell-Verbands

Stand: 2023

Der Mittelschüler-Kartell-Verband (MKV) ist Verantwortliche dieser Datenverarbeitungen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Der MKV verpflichtet sich zu einem sensiblen und höchstmöglichen Schutzstandards entsprechenden Umgang mit den personenbezogenen Daten der Mitglieder der Verbandskorporationen und anderer betroffener Personen.

Ansprechpartner ist der Vereinsvorstand. Sofern Betroffenenrechte iSv Punkt 9 dieser Datenschutzerklärung geltend gemacht werden, sind diese Ansuchen bzw. Anträge ausnahmslos an
kanzlei@mkv.at
oder postalisch an
Mittelschüler-Kartell-Verband
Laudongasse 16 / Stiege 3 / 1. Stock
1080 Wien

zu richten.

1. Online-Gesamtverzeichnis (OGV):

Zur Erfüllung seiner statutarischen Aufgaben betreibt der MKV das Online-Gesamtverzeichnis (OGV) in dem die Daten der Mitglieder der Verbandskorporationen verarbeitet werden. Dies dient der Vernetzung der Kartellbrüder in privater und beruflicher Hinsicht, soll den Kontakt unter den Kartellbrüdern stärken und ist für die Verwaltung des MKV (z.B. Mitgliedbeitragsvorschreibungen) unerlässlich. Zur Erfüllung der statutarischen Aufgaben kann auf Basis der im OGV gespeicherten Daten ein gedrucktes Gesamtverzeichnis aufgelegt werden.

Dazu werden folgende Daten verarbeitet:

Stammdaten

• Name
• Titel
• Privatadresse
• Telefonnummer (privat)
• E-Mail-Adresse (privat)
• Geburtsdatum
• Couleurstudentische Vita (u.a. Rezeptions-, Branderungs-, Burschungs- und Philistrierungsdatum)
• Mitgliedsstatus
• Mitgliedsnummer
• Couleurname
• Berufliche Tätigkeit
• Telefonnummer (beruflich)
• Adresse (beruflich)
• E-Mail-Adresse (beruflich)
• Ehrungen
• Schule / Universität
• Chargen u. Funktionen inklusive Amtsperiode
• Verbindungszugehörigkeit (inklusive Mitgliedschaften bei Verbindungen anderen Verbände u.ä)
• Leibbursch
• Zirkelzugehörigkeit(en)
• Chargen und Ämter in Verbindung, Landesverband und im MKV

Optionale Daten:

• Profilfoto

Die Verarbeitung der Stammdaten erfolgt auf Grundlage des Vereinszwecks nach Art 6 Abs. 1 Lit f DSGVO.

Die Verarbeitung der optionalen Daten erfolgt auf Grund der Einwilligung des Betroffenen nach Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO.

Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Fa. EPB IT Services GmbH, Hauptstraße 17, 7051 Großhöflein.

Die Speicherung der Daten erfolgt bei Mitgliedern der Verbandskorporationen unbefristet. Die Speicherung der Daten von ausgeschiedenen Mitgliedern erfolgt unbefristet, soweit diese für die Archivierung benötigt werden (siehe Punkt 7 dieser Datenschutzerklärung). Andere Daten von ausgeschiedenen Mitgliedern werden nach dem Ausscheiden gelöscht.

Daten aus dem OGV werden an die Fa. Kny und Partner, Brühlerstraße 116, 2340 Mödling betreffend den Versand der Verbandszeitschrift „Couleur“ und an die Fa. die Brevo, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich betreffend den Mailversand (MKV-informiert etc.) weitergeleitet.

Das OGV bietet die Möglichkeit, Abfragen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten durchzuführen. Dadurch werden Listen generiert (z.B. Ehrenschildträger, Ehrenzipfträger, diverse Amtsträgerlisten, Schulsprecherzipfe, etc.) Diese Listen werden auf Servern und Computern des MKV gespeichert und dienen ausschließlich der Verwaltung des Verbands.

Mitglieder der Verbandskorporationen haben die Möglichkeit, die Speicherung ihrer personenbezogenen Daten mittels Erklärung einzuschränken. Folgende Daten werden aber jedenfalls gespeichert (aber nicht unbedingt angezeigt), da sie für die Erfüllung des Vereinszwecks unumgänglich sind.:

• Name
• Couleurname
• Mitgliedsstatus
• Geburtsdatum

2. Schriftverkehr, Protokolle u. Akte des Kartellgerichts

Der MKV tritt regelmäßig mit externen Personen mittels Briefen oder E-Mails in Kontakt. Dies kann aus den verschiedensten Gründen erfolgen (z.B.: Einladungen; Anfragen; Gratulationen)

Über interne Sitzungen werden Protokolle angefertigt, die die Grundzüge der Debatte aber manchmal auch wörtlich protokollierte Äußerungen enthalten.

Die autonome Tätigkeit des Kartellgerichts wird in Akten zusammengefasst.

Dieser Schriftverkehr wird gesammelt und in späterer Folge beim MKV archiviert oder an den Österreichischen Verein für Studentengeschichte (Aufbewahrungsvertrag) weitergeleitet. (siehe Punkt 7 Archiv)

Dazu werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• Titel
• Couleurname
• Verbindungszugehörigkeit
• Amt / Funktion
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Briefverkehr
• Mailverkehr
• Wortmeldungen in Protokollen
• Gerichtsakte des Kartellgerichts

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern Computern des MKV. Die für den Versand des „Couleur“ notwendigen Daten (Name, Titel, Adresse) werden an die Fa. Kny und Partner, Brühlerstraße 116, 2340 Mödling. Der Versand elektronischer Aussendungen (z.B. MKV-informiert) erfolgt über die Brevo, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich.

Die Daten bleiben für Archivzwecke (siehe Punkt 7) unbefristet gespeichert.

3. Finanzgebarung

Der MKV führt eine Vereinskassa. In dieser werden die Mitgliedsbeiträge der Vereinsmitglieder und Transaktionen mit diesen ebenso gebucht, wie Rechnungen, die im rechtsgeschäftlichen Verkehr mit Externen entstehen. Außerdem werden die Gehälter der Angestellten des MKV hier verbucht. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• Titel
• Adresse
• Firma
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Verbindungszugehörigkeit
• Bankdaten
• Sozialversicherungsnummer (bei Angestellten)
• Familienstatus (bei Angestellten)

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern und Computern des MKV. Zur Erstellung der Bilanz  und zur Lohnverrechnung werden diese Daten an die Steuerberatungskanzlei Proximitas (Roland Eisner), Lainzer Straße 16/5; 1130 Wien weitergeleitet

Die Daten werden nach den geltenden gesetzlichen Regelungen aufbewahrt. (Derzeit sieben Jahre nach § 132 BAO und zehn Jahre für Unterlagen in Zusammenhang mit KJP-Förderungen)

4. Kartellführungsschule

Der MKV veranstaltet jährlich die Kartellführungsschule (KFS). Um diese Schulung durchführen zu können verarbeitet der MKV folgende Daten:

• Name
• Couleurname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Verbindungszugehörigkeit
• Landesverband
• Geburtsdatum
• Besuch der Landesverbandsschulung
• KFS-Jahrgang

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Um Vernetzungstreffen der ehemaligen Teilnehmer durchführen zu können, werden diese Daten unbefristet gespeichert.

Zusätzlich werden bei der Anmeldung zur KFS folgende Daten erhoben:

• Lebensmittelunverträglichkeiten und Allergien

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Diese Daten werden nach Ende der KFS gelöscht.

5. Interessentenverwaltung

Personen, die sich für die Aktivitäten des MKV interessieren, haben die Möglichkeit Aussendungen des MKV zu erhalten. Die Sammlung solcher Daten erfolgt beispielsweise bei der Schulstartaktion. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• Titel
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Social-Media Accounts

Die Speicherung dieser Daten erfolgt auf Servern und Computern des MKV auf Grundlage der Einwilligung der betreffenden Personen nach Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO.

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zum Widerruf durch den Interessenten.

6. Veranstaltungen des MKV

Der MKV führt verschiedenste Veranstaltungen durch (Seminare, Weiterbildungsabende, Kommerse etc.) Dafür bedarf es oftmals einer Teilnehmerverwaltung. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• Titel
• Couleurname
• E-Mail-Adresse
• Verbindungszugehörigkeit
• Telefonnummer

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden nach Ende der Veranstaltung gelöscht.

7. Verbandsarchiv

Personenbezogene Daten ehemaliger Mitglieder werden im Archiv erfasst und gespeichert. Dabei werden Teile jener Daten verarbeitet, die bereits zuvor bei der Verwaltung der Daten aller Kartellbrüder erhoben wurden und solche die im Rahmen eines Ausschlussverfahrens entstehen können (Vereinsgericht). Abgesehen davon werden keine neuen Daten erhoben. Die Daten werden so gespeichert, wie sie zum Zeitpunkt des Ausscheidens vorhanden waren.

Das Archiv des Verbandes dient der Erforschung der Geschichte des MKV und der Geschichte des katholischen Couleurstudententums im Allgemeinen. Es ist der interessierten Öffentlichkeit unter vorheriger Bekanntgabe des Forschungsgegenstands zugänglich und arbeitet aktiv an der Forschung zur Österreichischen Studentengeschichte mit.

Bei verstorbenen Mitgliedern werden alle zum Zeitpunkt des Todes gespeicherten Daten verarbeitet. Bei ausgeschiedenen Mitgliedern werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• Titel
• Geburtsdatum
• Couleurstudentische Vita (Rezeptions-, Branderungs-, Burschungs-, Philistrierungs- und Ausschlussdatum)
• Couleurname
• Chargen und Funktionen inklusive Amtsperiode
• Ehrungen
• Mitgliedschaften in anderen Verbindungen
• Leibbursch
• Leibfuchs (Leibfüchse)
• Fotos
• Verbandsgerichtsakten
• Protokolle
• Schriftverkehr

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art 89 Abs. 2 DSGVO iVm § 7 DSG.

Die Speicherung der Daten erfolgt unbefristet. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Fa. EPB IT Services GmbH, Hauptstraße 17, 7051 Großhöflein, soweit diese im OGV verarbeitet werden. Protokoll, Schriftverkehr und ähnliches werden auf der Kartellkanzlei in versperrten Schränken aufbewahrt. Schriftstücke, die nicht mehr benötigt werden, werden gemäß einem Vertrag an den Österreichischen Verein für Studentengeschichte weitergegeben.

Die Speicherung der Daten erfolgt unbefristet.

8. Logdaten im OGV und auf der Website

Der MKV betreibt eine Website, um sich selbst in der Öffentlichkeit zu positionieren. Für das interne Mitgliederservice betreibt der MKV das OGV (siehe Punkt 1). Dazu werden von allen Besuchern folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse
• Browser- u. Spracheinstellungen
• Betriebssystem
• Gerätetyp (Handy, PC, Tablet, etc.)
• Referrer URL
• Internet Service Provider
• Datum
• Uhrzeit

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO

Die Daten werden gemäß den technischen Gegebenheiten ehestmöglich gelöscht.

Auf den Websites wird eine Verbindung zu „OpenStreetMap“, (Vereinssitz: Schopenhauerstraße 59/4; 1180 Wien) hergestellt. Dabei werden folgende Daten übertragen:

• IP-Adresse
• Browser- u. Spracheinstellungen
• Betriebssystem
• Datum
• Uhrzeit
• Website von der aus die Daten weitergeleitet werden

Siehe dazu: https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

9. Betroffenenrechte

Widerspruch:

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art 6 Abs. lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Ihre Rechte:

Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können insbesondere Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Datenkategorien, die Empfängerkategorien, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten und über eine Übermittlung an Drittländer verlangen.

Gemäß Art. 16 DSGVO können sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen.

Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder in Ausübung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Ausübung von Rechtsansprüchen benötigen.

Gemäß Art. 20 DSGVO können Sie verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die über Sie bei uns gespeichert sind, in einem gängigen maschinlesbaren Format zuschicken.

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie einmal erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

Gemäß Art 77. DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich handelt es sich dabei um die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at; Website: dsb.gv.at